Binnen vijf werkdagen duidelijkheid over uw elektronische facturatie
Normfactuur toetst uw facturen en systemen aan EN 16931 en Peppol BIS 3.0 — voor organisaties die elektronisch moeten factureren aan hun opdrachtgevers. Onafhankelijk advies van een technisch specialist, zonder softwareverkoop.
Knelpunten
Veelvoorkomende knelpunten bij elektronische facturatie
Vier situaties waarin organisaties vastlopen — en waar de Compliance Scan antwoord op geeft.
-
afkeuring
Afgekeurde UBL-facturen
Uw opdrachtgever keurt de factuur af met een cryptische foutmelding. Vaak is de oorzaak een ontbrekend OIN, een verkeerde btw-categoriecode of een veld dat niet aan EN 16931 voldoet.
-
verplichting
Verplichte e-facturatie in contracten en voorwaarden
Een brief, inkoopvoorwaarde of contracteis verplicht u tot e-facturatie, maar nergens staat wat dat concreet betekent voor uw administratie. Waar begint u?
-
onzekerheid
Onzekerheid over uw huidige software
Uw boekhoudpakket exporteert UBL-facturen — maar een UBL-bestand is nog geen geldige Peppol BIS 3.0-factuur. Of uw facturen daadwerkelijk geaccepteerd worden, weet u pas als het te laat is.
-
leverancierskeuze
Veel aanbieders, weinig overzicht
Toegangspunten, tussenpartijen, extra modules: iedere aanbieder zegt dat u zíjn oplossing nodig hebt. U wilt eerst onafhankelijk weten wat er werkelijk nodig is — en wat niet.
Werkwijze
Van kennismaking tot rapport
-
Kennismakingsgesprek — 30 minuten
Een online gesprek over uw opdrachtgevers, uw systemen en uw facturen. Daarna weet u of de scan zinvol is voor uw situatie — en zo niet, dan hoort u dat ook.
-
Analyse van uw facturen en systemen
U levert enkele voorbeeldfacturen en informatie over uw pakket aan. Die worden getoetst aan de validatieregels van EN 16931 en Peppol BIS 3.0, inclusief een beoordeling van wat uw systemen wel en niet kunnen.
-
Rapport en adviesgesprek
Binnen vijf werkdagen ontvangt u het rapport met de matrix en het stappenplan. In een gesprek van een uur nemen we het samen door, zodat u direct verder kunt.
De dienst
Wat de Compliance Scan oplevert
Eén rapport dat duidelijkheid geeft over uw elektronische facturatie: alles wat u moet weten om correct e-facturen te versturen aan uw opdrachtgevers. Geschreven voor de mensen die ermee moeten werken — van financiële administratie tot IT.
-
Verplichtingenoverzicht
Welke e-facturatieverplichtingen gelden voor uw organisatie, per opdrachtgever en per wanneer — inclusief wat er met de Europese ViDA-regels op u afkomt.
-
Verschilanalyse van uw facturen
Uw huidige facturen naast EN 16931 en Peppol BIS 3.0: welke velden, identificatienummers (OIN, KvK-nummer, GLN) en btw-categoriecodes ontbreken of zijn onjuist.
-
Systeembeoordeling
Kan uw boekhoudpakket of ERP dit zelf? Zo niet: wat ontbreekt er precies, en welke opties zijn er — een ingebouwde aansluiting, een toegangspunt of maatwerk.
-
Stappenplan met kosteninschatting
Concrete aanpassingen in volgorde van prioriteit, met een realistische inschatting van kosten en doorlooptijd. In een rood/oranje/groen-matrix, zodat iedereen in één oogopslag ziet waar u staat.
Over Normfactuur
Onafhankelijk advies, zonder verkoopbelang
De meeste adviezen over e-facturatie komen van partijen die er software of een abonnement bij verkopen. Dit advies niet.
- Geen belang bij de uitkomst Normfactuur verkoopt geen software en is niet verbonden aan een toegangspunt of pakketleverancier. Het advies kan dus ook luiden: uw huidige pakket volstaat, u hoeft niets aan te schaffen.
- Ervaring uit de praktijk Achter het advies zit praktijkervaring: zelf gebouwde Peppol-integraties en UBL-koppelingen, getest tegen de officiële validatieregels. De foutmeldingen zijn bekend terrein, omdat ze in de praktijk zijn opgelost.
- Van standaard tot systeem EN 16931 en Peppol BIS 3.0 zijn technische standaarden. Het advies komt van een specialist die zowel de schema's leest als de systemen erachter kent: API-koppelingen en ERP-integraties.
Aanbod
Diensten
Het rapport staat op zichzelf: u kunt ermee naar uw eigen leverancier of IT-partner. Ook de uitvoering kan Normfactuur verzorgen — maar niets verplicht daartoe.
-
Start hier
Compliance Scan
- Verplichtingenoverzicht per opdrachtgever
- Verschilanalyse: uw facturen vs. EN 16931 / BIS 3.0
- Systeembeoordeling van uw pakket of ERP
- Stappenplan met kosteninschatting
- Rapport binnen 5 werkdagen + adviesgesprek
-
Uitvoering
Implementatiesprint
- Aansluiten op een toegangspunt of een maatwerkkoppeling bouwen
- Factuurgegevens correct omzetten naar UBL / BIS 3.0
- Identificatienummers (OIN, KvK-nummer, GLN) correct instellen
- Testen tegen validatieregels, begeleiding tot livegang
- Overdracht en instructie, zodat uw administratie zelfstandig verder kan
Doorgaans op basis van het scanrapport; omvang en planning vooraf afgestemd.
-
Doorlopend
Doorlopende ondersteuning
- Bewaking van nieuwe BIS-releases en validatieregels
- Periodieke hercontrole van uw facturen tegen de actuele regels
- Voorbereiding op ViDA en komende B2B-verplichtingen
- Advies bij nieuwe opdrachtgevers of gewijzigde facturatie-eisen
- Korte lijnen bij vragen of afgekeurde facturen
Voor organisaties die e-facturatie blijvend op orde willen houden.
Vragen
Veelgestelde vragen over elektronisch factureren
Ben ik verplicht om e-facturen te sturen naar de overheid?
Levert u aan de Rijksoverheid, dan bent u sinds 2017 bij nieuwe inkoopcontracten verplicht om e-facturen te sturen. Gemeenten, provincies en waterschappen moeten sinds april 2019 e-facturen kunnen ontvangen en stellen e-facturatie — vaak via Peppol — steeds vaker verplicht in hun inkoopvoorwaarden en aanbestedingen. De Compliance Scan brengt precies in kaart welke verplichtingen voor uw situatie gelden.
Wat is Peppol en heb ik het nodig om aan de overheid te factureren?
Peppol is het internationale netwerk waarover organisaties gestructureerde e-facturen uitwisselen. U sluit aan via een toegangspunt (access point) of via een boekhoudpakket met ingebouwde Peppol-aansluiting. De meeste Nederlandse overheidsinstanties ontvangen e-facturen bij voorkeur via Peppol; de Rijksoverheid ook via Digipoort of het leveranciersportaal.
Mijn boekhoudpakket kan UBL-facturen maken — ben ik dan klaar?
Vaak niet. Een UBL-bestand is nog geen geldige e-factuur volgens EN 16931 en Peppol BIS 3.0. In de praktijk ontbreken verplichte gegevens zoals het OIN van de ontvangende overheid, een correcte btw-categoriecode of een inkoopordernummer. De scan toetst uw werkelijke facturen tegen de geldende validatieregels, zodat u zeker weet dat ze geaccepteerd worden.
Waarom wordt mijn e-factuur afgekeurd?
De meest voorkomende oorzaken: een ontbrekend of onjuist OIN (het identificatienummer van de overheidsorganisatie), verkeerde btw-categoriecodes, een ontbrekende verwijzing naar het inkooporder- of verplichtingennummer, of een bestand dat niet voldoet aan het Peppol BIS 3.0-profiel. De foutmeldingen zijn vaak cryptisch; de scan vertaalt ze naar concrete aanpassingen.
Wat is een OIN en waar hoort het op de factuur?
Het OIN (Organisatie-identificatienummer) is het unieke nummer waarmee Nederlandse overheidsorganisaties zich identificeren in het digitale berichtenverkeer. Op een e-factuur aan de overheid vult u het OIN van uw opdrachtgever in als identificatie van de ontvanger — in UBL het EndpointID met schemeID 0190. Zonder correct OIN komt de factuur niet aan of wordt hij afgekeurd.
Wat kost aansluiten op Peppol?
Dat verschilt sterk. Sommige boekhoudpakketten hebben een Peppol-aansluiting ingebouwd tegen weinig of geen meerkosten; in andere gevallen betaalt u een abonnement bij een toegangspunt of is maatwerk nodig in uw ERP. Onderdeel van de Compliance Scan is een kosteninschatting voor uw specifieke situatie, zodat u niet betaalt voor software die u niet nodig hebt.
Komt er ook een e-facturatieplicht voor facturen aan bedrijven (B2B)?
Ja, die komt eraan. Met het Europese ViDA-pakket wordt e-facturatie volgens EN 16931 vanaf juli 2030 de standaard voor facturen tussen bedrijven in verschillende EU-landen, met digitale rapportage aan de belastingdienst. Wie nu aansluit voor overheidsfacturatie, legt meteen de basis voor die bredere verplichting.
Moet ik na de scan software of vervolgdiensten bij u afnemen?
Nee. De Compliance Scan is een op zichzelf staand product zonder verplichtingen. Normfactuur verkoopt geen software en is niet verbonden aan een toegangspunt of pakketleverancier; het advies is onafhankelijk. Wilt u daarna hulp bij de uitvoering, dan kan dat met de Implementatiesprint — maar u kunt het rapport net zo goed aan uw eigen leverancier of IT-partner geven.
Neem contact op
Plan direct een vrijblijvend kennismakingsgesprek van 30 minuten, of laat een bericht achter via het formulier. Binnen vijf werkdagen na de kennismaking weet u waar u staat.